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Rechnungsbetrug: So schützen Sie Ihr Unternehmen wirksam

Rechnungsbetrug zählt heute zu den häufigsten und kostspieligsten Bedrohungen für Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche. Besonders betroffen sind Zahlungen zwischen Unternehmen (B2B), denn genau hier setzen Betrüger gezielt an: Sie nutzen das Vertrauen aus, das Sie im Laufe der Zeit zu Ihren Geschäftspartnern aufgebaut haben. Umso wichtiger ist es, die Funktionsweise dieser Betrugsmasche zu verstehen und die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Denn einmal entstandene finanzielle Schäden sind oft nur schwer, oder gar nicht, wieder gutzumachen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es wirklich ankommt.

Was ist Rechnungsbetrug?

Rechnungsbetrug bedeutet, dass Sie dazu gebracht werden, eine gefälschte Rechnung zu bezahlen oder eine Überweisung auf ein Bankkonto vorzunehmen, das Betrügern gehört. In den meisten Fällen geben sich diese als bekannter Lieferant oder langjähriger Geschäftspartner aus.

Oft wirkt die Rechnung auf den ersten Blick völlig legitim: Logo, Layout, Referenzen oder sogar eine bisherige Geschäftshistorie erscheinen stimmig. Lediglich die Bankverbindung wurde manipuliert.

Drei konkrete Beispiele für Risikosituationen

1. Eine unerwartete Änderung der IBAN

Sie erhalten eine Rechnung von einem Dienstleister, mit dem Sie regelmäßig zusammenarbeiten. Die Rechnung wird von einer kurzen Nachricht begleitet: „Aufgrund einer Bankänderung bitten wir Sie, unsere neue IBAN zu verwenden.“

Unter Zeitdruck wird die Überweisung ohne weitere Prüfung durchgeführt. Einige Tage später meldet sich Ihr tatsächlicher Lieferant und weist auf eine ausstehende Zahlung hin.

2. Die E-Mail, die Ihren Lieferanten perfekt imitiert

Die E-Mail-Adresse wirkt auf den ersten Blick korrekt, weist jedoch eine kleine Abweichung auf (zum Beispiel: .com statt .eu oder ein fehlender beziehungsweise ausgetauschter Buchstabe). Die Nachricht ist im gewohnten Ton verfasst und fordert eine dringende Zahlung, um Lieferverzögerungen zu vermeiden.

3. Zeitdruck als Druckmittel

Betrugsversuche gehen häufig mit einem Gefühl der Dringlichkeit einher: „sofortige Zahlung erforderlich“, „letzte Mahnung“ oder „Risiko von Verzugsstrafen“. Dieser Druck zielt darauf ab, interne Kontrollmechanismen zu umgehen.

Und wenn Sie jetzt auf S-Net Business umsteigen?

Seit der Einführung der VOP (Verification Of Payee – die Überprüfung von IBAN und Zahlungsempfänger bei der Eingabe von Überweisungen) in S-Net Business verfügen Sie bereits über eine erste Sicherheitsebene. Stimmen der eingegebene Name des Empfängers und die IBAN nicht überein, werden Sie automatisch darauf hingewiesen. Dennoch ersetzt dies nicht Ihre eigene Sorgfalt: Prüfen Sie die Angaben vor der Freigabe der Zahlung immer ein zweites Mal. 

Warum fallen Unternehmen so leicht auf Betrug herein?

  • Betrüger kennen Ihre Zahlungsgewohnheiten.
  • Sie nutzen die Routine und Arbeitsbelastung von Buchhaltungs- und Finanzteams aus.
  • Die Anfragen wirken stimmig und passen zu Ihrer tatsächlichen Geschäftstätigkeit.
  • Die Beträge bleiben mitunter bewusst „überschaubar“, um keinen Verdacht zu erregen.

Die richtigen Maßnahmen, um Rechnungsbetrug zu vermeiden

Hier sind einfache, aber wesentliche Maßnahmen, die Sie in Ihre internen Abläufe integrieren sollten:

1. Bankdaten systematisch überprüfen

  • Vergleichen Sie die IBAN mit den zuvor verwendeten Kontodaten.
  • Seien Sie bei jeder Änderung, selbst bei kleinen Abweichungen, besonders aufmerksam.

2. Änderungen über einen unabhängigen Kanal bestätigen

  • Antworten Sie nicht direkt auf die erhaltene E-Mail.
  • Kontaktieren Sie Ihren gewohnten Ansprechpartner telefonisch über eine bekannte Nummer (verwenden Sie nicht die Kontaktdaten aus der Rechnung oder E-Mail).
  • Vermeiden Sie einen ausschließlichen Austausch per E-Mail.

3. Bei dringenden oder ungewöhnlichen Anfragen wachsam bleiben

  • Dringlichkeit ist ein häufiges Warnsignal.
  • Nehmen Sie sich die Zeit zur Prüfung, auch unter Zeitdruck.

4. Interne Kontrollmechanismen einführen

  • Vier-Augen-Prinzip beziehungsweise doppelte Freigabe.
  • Klare Trennung von Aufgaben (Erfassung / Freigabe).
  • Schriftlich festgelegte Prozesse für Änderungen von Bankverbindungen.

5. Ihre Mitarbeiter sensibilisieren

Prävention ist auch eine Frage des Bewusstseins:

  • Informieren Sie regelmäßig Teams aus Buchhaltung, Finanzen und Verwaltung.
  • Teilen Sie konkrete Beispiele für Betrugsversuche.
  • Fördern Sie den Reflex zur Prüfung statt schnellen Handelns.

Wachsamkeit bleibt Ihr bester Schutz

Kein noch so leistungsfähiges Tool kann die menschliche Aufmerksamkeit vollständig ersetzen. Automatisierte Kontrollmechanismen bilden zwar eine erste Sicherheitsbarriere, die abschließende Prüfung liegt jedoch weiterhin in Ihren Händen

Indem Sie diese Maßnahmen in Ihre täglichen Abläufe integrieren und Ihre Mitarbeiter sensibilisieren, reduzieren Sie das Risiko, Opfer von Rechnungsbetrug zu werden, erheblich.

Prävention ist immer kostengünstiger als ein betrügerischer Zahlungsvorgang. Denn sobald eine Überweisung ausgeführt und der Betrag dem Konto des Betrügers gutgeschrieben wurde, ist das Geld in der Regel nicht mehr zurückzuholen.

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